Как учитывать расходы в малом бизнесе

Не все начинающие предприниматели ведут строгий учет расходов в своем малом бизнесе, и это в корне неверно. Чистая прибыль компании зависит не только от доходов, но и от расходов в малом бизнесе. Особенно важным становится вопрос учета расходов для тех предпринимателей, кто выбрал для себя общий режим налогообложения или упрощенную систему налогообложения доходы минус расходы.

Первая категория ‒ это расходы, которые связаны с изготовлением или закупкой товара и его продажей, либо с оказанием услуги. Вторая категория ‒ это оплата услуг, проценты по кредитам, неустойки за нарушение договоров, уценка активов и другие расходы по операциям, которые не являются предметом деятельности предприятия.

Кроме того, есть внереализационные расходы ‒ курсовые разницы, благотворительные взносы, убытки, которые получились в результате того, что предпринятые действия не принесли планируемого результата. Учет расходов в малом бизнесе также включает чрезвычайные расходы ‒ последствия чрезвычайных ситуаций, например, выплаты пострадавшим при аварии или штраф за нанесение ущерба экологии.

Система учета расходов в малом бизнесе ИП должна строиться таким образом, чтобы личные расходы строго отделялись от бизнес-расходов. Идеальным вариантом будет установить зарплату владельцу и учитывать её в регулярной статье расходов, фонде оплаты труда. Крупному бизнесмену можно платить себе отдельно зарплату директора и отдельно дивиденды собственника.

Часто также начинающие предприниматели не расписывают подробно структуру расходов. В итоге графа «Другое» занимает 30-40% от всех расходов, и понять, куда делись деньги, становится невозможно. Максимальная диверсификация расходов при учете дает возможность собственнику видеть слабые места, через которые утекают деньги и оптимизировать их, а также оценить влияние каждой статьи расходов на себестоимость товара, её сумму и структуру. И на основании этого анализа принимаются решения о схеме затрат и изменениях в ценообразовании.

Очевидно, что на стадии становления бизнеса предприниматель "ужимается" по всем статьям и боится потратить лишний рубль. Подавляющее большинство стартапов имеют проблемы с кассовыми разрывами и другие неприятности именно из-за того, что изначально не налажен финансовый учет.

Есть много способов, как оптимизировать и вести учет расходы в малом бизнесе. Самые известные из них ‒ это ведение платежного календаря, фиксация дебиторской задолженности и графика её погашения, учет активов в балансе. Часто даже уже возникший кассовый разрыв можно преодолеть, предприняв ряд активных действий.

Чтобы бизнес функционировал, нужно подробно прописать его финансовую модель, определить сценарий развития и четко контролировать процесс исполнения финансового плана. Обязательно нужно контролировать точку безубыточности предприятия, рассчитывать, при каком объеме продаж бизнес будет выходить в ноль. А для этого нужно знать все свои обязательные расходы: такие, как аренда, зарплата и коммунальные платежи.

Также нужно помнить, что увеличение объема продаж всегда влечет за собой увеличение расходов. Учет расходов в малом бизнесе помогает понять, что больше денег понадобится на выплату премиальных продавцам, на аренду еще одного склада, на бензин для курьеров. В итоге без контроля и учета расходов может оказаться так, что наращивание продаж есть, а увеличения прибыли нет.

Контроль над расходами часто показывает точки роста компании и становится огромным ресурсом для развития бизнеса и реализации больших целей. Учет расходов в малом бизнесе дает возможность более эффективно планировать затраты и оптимизировать финансовые потоки.