Не все начинающие предприниматели ведут строгий учет расходов, и это в корне неверно. Чистая прибыль компании зависит не только от доходов, но и от расходов в малом бизнесе. Особенно важным становится вопрос учета расходов для тех предпринимателей, кто выбрал для себя общий режим налогообложения или упрощенную систему налогообложения доходы минус расходы.

Расходы классифицируются на траты по обычным видам деятельности и на операционные.

Первая категория ‒ это расходы, которые связаны с изготовлением или закупкой товара и его продажей, либо с оказанием услуги. Вторая категория ‒ это оплата услуг, проценты по кредитам, неустойки за нарушение договоров, уценка активов и другие расходы по операциям, которые не являются предметом деятельности предприятия.

Кроме того, есть внереализационные расходы ‒ курсовые разницы, благотворительные взносы, убытки, которые получились в результате того, что предпринятые действия не принесли планируемого результата. И чрезвычайные расходы ‒ последствия чрезвычайных ситуаций, например, выплаты пострадавшим при аварии или штраф за нанесение ущерба экологии.

Система учета расходов в малом бизнесе ИП должна строиться таким образом, чтобы личные расходы строго отделялись от бизнес-расходов. Важно понимать, сколько средств можно изъять из оборота без ущерба для работоспособности бизнеса. Идеальным вариантом будет установить зарплату владельцу и учитывать её в регулярной статье расходов, фонде оплаты труда. Крупному бизнесмену можно платить себе отдельно зарплату директора и отдельно дивиденды собственника.

Часто также начинающие предприниматели не расписывают подробно структуру расходов. В итоге графа «Другое» занимает 30-40% от всех расходов, и понять, куда делись деньги, становится невозможно. Максимальная диверсификация расходов при учете дает возможность собственнику видеть слабые места, через которые утекают деньги и оптимизировать их. Факторный анализ расходов в динамике поможет владельцу бизнеса оценить влияние каждой статьи расходов на себестоимость товара, её сумму и структуру. И на основании этого анализа принимаются решения о схеме затрат и изменениях в ценообразовании.

Очевидно, что на стадии становления бизнеса предприниматель "ужимается" по всем статьям и боится потратить лишний рубль. Тем не менее, контроль за расходами нужен с самого начала функционирования предприятия. Подавляющее большинство стартапов имеют проблемы с кассовыми разрывами и другие неприятности именно из-за того, что изначально не налажен финансовый учет.

Есть много способов, как оптимизировать и учитывать расходы в малом бизнесе. Самые известные из них ‒ это ведение платежного календаря, фиксация дебиторской задолженности и графика её погашения, учет активов в балансе. Часто даже уже возникший кассовый разрыв можно преодолеть, предприняв ряд активных действий.

Чтобы бизнес функционировал, нужно подробно прописать его финансовую модель, определить сценарий развития и четко контролировать процесс исполнения финансового плана. Обязательно нужно контролировать точку безубыточности предприятия, рассчитывать, при каком объеме продаж бизнес будет выходить в ноль. А для этого нужно знать все свои обязательные расходы: такие, как аренда, зарплата и коммунальные платежи.

Также нужно помнить, что увеличение объема продаж всегда влечет за собой увеличение расходов. Например, больше денег понадобится на выплату премиальных продавцам, на аренду еще одного склада, на бензин для курьеров. В итоге без контроля и учета расходов может оказаться так, что наращивание продаж есть, а увеличения прибыли нет.

Контроль над расходами часто показывает точки роста компании и становится огромным ресурсом для развития бизнеса и реализации больших целей.

Для наиболее точного отслеживания и учет расходов в малом бизнесе мы создали специальный анализ, отображающий полную картину ваших трат. Фильтрацию можно поставить по категориям, проектам или контрагентам - это поможет рассмотреть вопрос расходов с разных сторон. Также вы сможете выбрать конкретный анализируемый период.

Вы также сможете найти любую интересующую вас транзакцию, установив необходимые параметры поиска. Это поможет узнать, когда и сколько именно денег вы потратили, например, на рекламу или офисные закупки.

Кроме того, расходы можно будет отследить на диаграммах с делением по категориям. Это самый лучший способ для быстрого определения основных статей трат. Так вы сможете проанализировать уже совершенные траты и запланировать последующие. Диаграммы также помогут вам в принятии решений по сокращению необязательных трат и смещению фокуса на более значимые стороны развития.