Как определять и учитывать расходы и доходы в малом бизнесе

Доходом предприятия называют увеличение его экономической выгоды. Оно может наступить при увеличении активов или в процессе погашения обязательств. Это довольно сложное определение, данное бухгалтерскими терминами, попробуем его упростить.

Деньги, которые платит вам покупатель, становятся доходом только в тот момент, когда вы погашаете обязательства, то есть отдаете товар покупателю или оказываете услугу. Доходы не связаны по времени с оплатой, они могут учитываться раньше, позже или одновременно с поступлением денег от покупателя. Поэтому, чтобы не потратить лишнего, и не попасть в кассовый разрыв, следует вести отдельно учет доходов и расходов и отдельно вести учет платежей.

Приведем пример. Покупатель оплатил полную стоимость услуги заранее. Дату оказания услуги вы с ним установили на послезавтра. Это значит, что его оплата до послезавтра, до момента оказания услуги, не является доходом. Но в учете дохода и расходов она должна быть зафиксирована.

Похожее положение дел возникает и при фиксации расходов. Не всякая ваша оплата может быть учтена в качестве расхода.

Определение расхода зеркально определению дохода ‒ это снижение экономической выгоды компании. Оно наступает при уменьшении, или выбывании активов, а также при возникновении обязательств, которые приводят к сокращению капитала.

Чтобы засчитать платеж как расход, нужны основания, точно так же, как и в случае с доходами. Признание ваших расходов также не связывается с движением денег, оно может происходить раньше платежа, позже платежа, или одновременно с ним. Поэтому при планировании учета дохов и расходов компании нужно исходить не из фактических поступлений денег, и их наличия на счету, а из финансовых отчетов.

Также приведем пример. Если вы купили материалы для производства, вы не понесли расходов. Вы просто изменили форму своих активов, с денежной на материальную. А если вы купили туалетную бумагу в офис, то ваш расход равен стоимости этой бумаги.

Предоплата клиента когда-то все равно станет вашим доходом, если не произойдет никаких форс-мажоров. Но есть виды денежных поступлений, которые никогда не будут учитываться в качестве дохода предприятия. Это такие поступления, как:

• Кредит. При взятии кредита денежные средства поступают на расчетный счет, и одновременно появляется обязательство по их возврату. Поэтому в отчете о движении денежных средств поступление должно быть отражено, а в качестве дохода оно не учитывается. В случае с банковским кредитом, наоборот, при выплате банковских процентов возникает не доход, а расход. Причем он возникает не в тот момент, когда производится платеж по кредиту, а в тот момент, когда у банка появляется право их требовать.
  
• Оплата с НДС. Налог на добавленную стоимость – это не ваш доход, а государства. Одновременно с поступлением оплаты, включающей в себя НДС, у компании появляются обязательства по его уплате, а значит, эти средства не могут быть учтены как доход. Но точно также они будут фигурировать в отчете о движении денежных средств. Кроме того, доходами не будут считаться акцизы, пошлины и тому подобное; а также оплаты по договорам комиссии.
  
  

Есть и платежи, которые не будут признаны расходами. Например, платежи при создании внеоборотных активов или при финансовых вложениях.

Для некоторых форм налогообложения ведение учета доходов и расходов строго обязательно. Как пример: в том случае, когда компания оказывает одновременно два вида услуг, и одни облагаются НДС, а вторые не облагаются.

Многие предприниматели ведут такой учет, даже если он не обязателен для их компании. Это нужно для принятия эффективных управленческих решений. Доходы и расходы предприятия указываются в отчете о финансовых результатах.

Для налоговой он сдается раз в году, но в целях оперативного управления бизнесом, руководитель или собственник может формировать промежуточные отчеты, ежемесячные или ежеквартальные. Поэтому очень важно вести учет доходов и расходов!

В Финтрек вносятся все транзакции компании. Затем расходы и доходы разносятся по назначенным категориям. Так гораздо проще контролировать денежные потоки. Программа сама напомнит вам о необходимости внести данные с помощью ненавязчивой геймификации.

Занеся каждый платеж компании в определенную категорию, руководитель будет видеть, сколько денег требуется на аренду и коммунальные услуги, сколько отнимают офисные расходы. Кроме того, построив наглядные графики, можно увидеть пути сокращения расходов. Следовательно учет доходов и расходов стал проще.

Платежи от клиентов и партнеров также разбиваются по категориям, которые можно задать в настройках. Это позволяет увидеть структуру доходов компании. Собрав аналитику за длительное время, можно обнаружить, что самый крупный клиент далеко не самый выгодный.

Кстати, ведение учета доходов и расходов ИП пригодится мелким предпринимателям и в личных финансах. Во-первых, это поможет четко разделить личные деньги и деньги бизнеса, это довольно распространенная проблема малого бизнеса. Во-вторых, ведение официального финансового учета позволит банку при выдаче крупной суммы, например ипотеки или автокредита, получить представление о ваших доходах и снимет множество вопросов.